Tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, mitä henkilötietoja Metsähallitus kerää Eräluvat-palveluita käyttävistä asiakkaistaan (jäljempänä "käyttäjä" tai "asiakas") ja miten näitä tietoja käsitellään ja säilytetään.

Eräluvat-palveluilla tarkoitetaan

Eräluvat.fi-verkkopalvelua ja mobiilisovellusta,
Lupahakujärjestelmää (lupahaku.eraluvat.fi, jäljempänä "Lupahakujärjestelmä") sekä
Eräluvat-asiakaspalvelua, joka voi tapahtua puhelimitse, myyntipisteessä tai palautelomakkeiden kautta, joiden käsittelyyn käytetään erillistä palautejärjestelmää.

Tätä tietosuojaselostetta on päivitetty viimeksi 19.11.2024.

1. Rekisteri

Metsähallituksen Eräluvat-palvelujen asiakasrekisteri.

2. Rekisterinpitäjä

Metsähallitus (Y-tunnus: 0116726-7), PL 80 (Opastinsilta 12), 00521 Helsinki

Eräluvat-puhelinpalvelu, puh. 020 69 2424

kirjaamo(a)metsa.fi

Metsähallituksen tietosuojavastaava

Janne Kiiskinen, tietosuoja(a)metsa.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Jari Haarala, digipalvelupäällikkö, jari.haarala(a)metsa.fi

3. Henkilötietojen kerääminen

Metsähallitus voi kerätä Eräluvat-palvelujen käyttäjistä tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja. Käyttötarkoitus määrittää, minkälaista tietoa käyttäjistä kerätään eri tilanteissa.

Käyttäjän henkilötietoja voidaan kerätä, kun hän käyttää Eräluvat-palveluja tai asioi niissä, rekisteröityy Eräluvat.fi-verkkopalvelun tai Lupahakujärjestelmän käyttäjäksi, osallistuu kilpailuihin, kampanjoihin tai tutkimuksiin tai asioi muuten Metsähallituksen kanssa. Alle 13-vuotiaalla tulee olla huoltajan suostumus.

Käyttäjällä on mahdollisuus hankkia lupatuotteita myös toiselle henkilölle ilmoittamalla toisen henkilön tiedot kohdassa Luvan käyttäjät. Tässä tapauksessa luvan käyttäjäksi ilmoitetulla henkilöllä on oikeus peruuttaa lupansa hankinta- ja peruutusehtojen mukaisesti ja saada tietonsa poistetuksi kohdan 8. Asiakkaan oikeudet tietojensa tarkistamiseen perusteella. Vastuu tilauksen maksamisesta säilyy aina tilauksen tekijällä.

Tiedot, jotka asiakas antaa asioidessaan Eräluvat.fi-verkkopalvelussa tai -sovelluksessa tai ostaessaan luvan asiakaspalvelun kautta:

* Etunimi, sukunimi
* Sähköpostiosoite
* Asiointikieli
* Lähiosoite
* Postinumero ja -toimipaikka
* Puhelinnumero
* Syntymäaika
**Henkilötunnus
Metsästäjänumero
* Salasana tai muu yksilöivä tunnus
* Markkinointilupa
Tutkimusten ja kyselyiden yhteydessä annetut tiedot
Asiakaspalautteet
Muut asiakkaan suostumuksella annetut tai luovutetut tiedot, esim. ulkopuolisista lähteistä, kuten metsästäjärekisteristä, kerätyt tiedot

* pakollinen tieto

**Pakollinen hakemusperusteisissa tuotteissa sekä laskutettavien tilausten yhteydessä.

Tiedot, jotka asiakas antaa hankkiessaan luvan toiselle henkilölle:

* Etunimi, sukunimi
Sähköpostiosoite
* Lähiosoite
* Postinumero ja -toimipaikka
Puhelinnumero
* Syntymäaika
Metsästäjänumero

* pakollinen tieto

Tiedot, jotka asiakas antaa asioidessaan Lupahakujärjestelmässä:

* Etunimi, sukunimi
* Sähköpostiosoite
* Asiointikieli
* Lähiosoite
* Postinumero ja -toimipaikka
* Puhelinnumero
* Syntymäaika
* Metsästäjänumero
* Metsästysseura
* Metsästysmahdollisuuksia koskevat tiedot sekä hirvenmetsästyksen ampumakokeen suorituspäivä
* Salasana tai muu yksilöivä tunnus
* Markkinointilupa
Tutkimusten ja kyselyiden yhteydessä annetut tiedot
Asiakaspalautteet
Muut asiakkaan suostumuksella annetut tai luovutetut tiedot, esim. ulkopuolisista lähteistä, kuten metsästäjärekisteristä, kerätyt tiedot

* pakollinen tieto

Tiedot, jotka asiakas antaa asioidessaan Eräluvat.fi-verkkopalvelun palautelomakkeiden kautta:

Nimi
* Sähköposti
Puhelinnumero

*pakollinen tieto

Tiedot, jotka asiakas antaa käyttäessään Eräluvat-sovellusta

Kirjautumiseen tarvittava sähköpostiosoite
Käyttäjän sijaintitiedot käyttäessään sovelluksen Sijainti kartalla -toimintoa
Käyttäjän sijaintitiedot käyttäessään sovelluksen Lähellä olevat kohteet -toimintoa

Lisäksi keräämme tietoa palvelun käyttämisestä kehittääksemme palvelua. Seuraamme esimerkiksi sitä, kuinka paljon käyttäjiä palvelussa on vuosittain tai tiettyjen käyttöpiikkien aikaan, millä laitteilla palvelua käytetään ja mitä sisältöjä käyttäjät selaavat. Käyttäjistä ei tässä yhteydessä kerätä henkilötietoja, joista yksittäinen käyttäjä voitaisiin tunnistaa. Kerättyjä tietoja ei voi myöskään yhdistää toisiinsa. Tarkempaa tietoa kohdassa 9. Evästeet.

4. Henkilötietojen käyttö ja luovutukset

Henkilö- ja muita tietoja käsitellään ja luovutetaan vain lainmukaisiin käyttötarkoituksiin, joista säädetään tarkemmin

tietosuojalaissa (1050/2018),
viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999),
metsästyslaissa (615/1993) ja
kalastuslaissa (379/2015).

Henkilötietojen käyttö

Metsähallitus käyttää keräämiään tietoja seuraaviin tarkoituksiin:

Eräluvat-palvelujen tarjoaminen ja asiakassuhteen hoitaminen. Henkilötietoja voidaan käyttää käyttäjätilin luomiseen, käyttäjän tunnistamiseen, käyttäjän hankkimiin lupiin liittyvään viestintään, tuotteiden tilaamiseen, lupahakemuksen jättämiseen,erävalvontaanja palvelujen toimivuuden varmistamiseen. Lisäksi Metsähallitus voi käyttää asiakkaan henkilötietoja vastatakseen hänen antamaansa palautteeseen tai kysymyksiin.
Palvelujen ylläpitäminen ja kehittäminen. Henkilötietoja voidaan käyttää Eräluvat-palvelujen ylläpitämiseen, kehittämiseen ja käyttökokemuksen parantamiseen.
Asiakasviestintä ja markkinointi. Henkilötietoja voidaan käyttää asiakkaan suostumuksella Eräluvat-uutiskirjeiden välityksellä tapahtuvaan asiakasviestintään tai erilliseen Metsähallituksen tarjoamien palvelujen markkinointiin.
Tutkimus. Henkilötietoja voidaan käyttää Metsähallituksen tekemään tai teettämään tutkimukseen.
Laskutus. Henkilötunnusta käytetään perintäkelpoisten, erillisestä hakemuksesta tehtävien päätösten laskutusta varten.

Henkilötietojen luovutus

Metsähallitus ei lähtökohtaisesti missään tilanteessa luovuta Eräluvat-palvelujen asiakastietoja markkinointitarkoituksessa kolmansille osapuolille.

Joissakin tapauksissa Metsähallitus saattaa luovuttaa tietoja tieteellistä tai muuta tutkimusta varten edellyttäen, että luovutusta varten on tehty Metsähallitukselle kirjallinen hakemus, josta käy ilmi mm. tutkimussuunnitelma, tietojen käsittely ja säilytys sekä lakiperuste tietojen luovuttamiselle.

Eräluvat-palvelujen tilaus- ja asiakastiedot siirretään Metsähallituksen omiin myynti- ja talousjärjestelmiin laskutusta ja talouden seurantaa varten. Lisäksi asiakkaiden tietoja voidaan siirtää markkinoinnin automaatiojärjestelmään ja uutiskirjeen lähetysjärjestelmään.

Metsähallitus luovuttaa tilaustietoja (luvan nimi, lupa-alue, lupa-aika, lupanumero, metsästäjänumero, maksutieto) säännönmukaisesti Suomen riistakeskukselle sen ylläpitämään Oma riista -palveluun. Tilaustietoja luovutetaan niistä asiakkaista, jotka ovat kirjautuneet Eräluvat.fi-verkkopalveluun tai Lupahakujärjestelmään Oma riista -tunnuksilla tai ilmoittaneet metsästäjänumeronsa ja nimensä metsästäjärekisteriä vastaavalla tavalla lupatiedoissaan.

Metsästyksen turvallisuuden edistämiseksi, so. elintärkeiden etujen suojaamiseen perustuen Metsähallitus voi luovuttaa hirvenmetsästyksen alueluvan saajien yhteystiedot samalle alueelle alueluvan saaneille. Tämä koskee vain metsästyslain 8 §:n mukaista aluetta, jolle voidaan myöntää useita päällekkäisiä aluelupia.

Lisäksi henkilötietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa toimivaltaisen viranomaisen esittämien vaatimusten ja lakiin perustuvien edellytysten mukaisesti.

Uutiskirjeet ja markkinoinnin voi sallia tai kieltää Eräluvat.fi-verkkopalvelussa ja Lupahakujärjestelmässä luvan ostamisen/hakemisen yhteydessä tai rekisteröityneenä asiakkaana milloin tahansa oman asiakastilin kautta.

Lisäksi kielto on mahdollista tehdä puhelimitse numerossa 020 69 2424 luvan ostamisen yhteydessä tai erikseen, sähköpostitse (eraluvat(a)metsa.fi) tai kirjallisesti rekisterinpitäjän osoitteeseen.

5. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

6. Henkilötietojen suojaus

Metsähallituksen Eräluvat-palvelujen yhteydessä kerättyjä henkilötietoja saavat lukea ja käsitellä vain ne työntekijät, joiden toimenkuvan kannalta se on tarpeellista.

Asiakasjärjestelmiä pääsevät tarvittaessa huoltotarkoituksessa käsittelemään ohjelmistojen huollosta ja toimivuudesta vastaavat tietojenkäsittelijät. Metsähallitus on sopimusvelvoittein huolehtinut siitä, että heillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin asiakastietoihin sekä velvollisuus käsitellä henkilötietoja lain edellyttämällä tavoin.

7. Henkilötietojen säilytys

Metsähallitus säilyttää Eräluvat-palveluihin tallennettuja henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti vain niin kauan, kuin on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi.

Tilaajan tietoja säilytetään kirjanpitolain mukaan kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.
Luvan käyttäjän tietoja säilytetään kaksi vuotta luvan päättymisen jälkeen.
Käyttäjätili poistetaan, mikäli sitä ei ole käytetty kahteen vuoteen.

8. Asiakkaan oikeudet tietojensa tarkistamiseen

Asiakkaalla on lain mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä on kerätty. Asiakkaalla on oikeus vaatia virheellisen, puutteellisen, tarpeettoman tai vanhentuneen henkilötiedon korjaamista tai poistamista.

Mikäli asiakas on rekisteröitynyt Eräluvat.fi-verkkopalvelun asiakkaaksi, hän voi helpoiten tarkistaa henkilötietonsa kirjautumalla asiakastililleen osoitteessa www.eraluvat.fi.
Mikäli asiakas on rekisteröitynyt Lupahakujärjestelmän käyttäjäksi, hän voi helpoiten tarkistaa henkilötietonsa kirjautumalla asiakastililleen osoitteessa lupahaku.eraluvat.fi.
Tarkastuspyynnön voi tehdä Metsähallitukselle myös erillisellä lomakkeella, jonka saa osoitteesta metsa.fi/tietosuoja.

9. Evästeet

Eräluvat-palveluissa käytetään evästeitä. Evästeet ovat päätelaitteen selaimen ja palvelimen välisiä pieniä tekstitiedostoja. Evästeillä ja muilla tunnisteilla on määritetty voimassaoloaika, jonka jälkeen selain poistaa tunnisteen.

Osa evästeistä liittyy palvelujen toiminnallisuuksiin. Evästeiden tarkoituksena on mahdollistaa palvelujen käyttäminen.

Evästeitä voi hallita evästekyselyn kautta. Sivun alalaidassa olevasta Evästeasetukset-linkistä pääsee näkemään sivuston käyttämät evästeet ja annetut evästeasetukset sekä muuttamaan omia asetuksia.

Selaimen asetuksista käyttäjä voi halutessaan kieltää evästeiden vastaanoton tai poistaa selaimeensa tallentuneet evästeet. Tämä voi kuitenkin aiheuttaa puutteita palvelun toiminnassa.

Eräluvat.fi-verkkopalvelun käytöstä kerätään tietoja evästeettömästi Snoobi Analytics -palvelulla. Verkkopalvelun kävijöistä ei kerätä henkilötietoja, joista yksittäinen kävijä voitaisiin tunnistaa. Tietoja käytetään verkkopalvelun kehittämisessä. Kerätyt tiedot säilytetään Snoobi Analytics -työkalussa. Snoobi hallinnoi näitä tietoja tietosuojakäytäntönsä mukaisesti. Lisätietoja on Snoobi Analyticsin verkkosivuilla (snoobi.com).

10. Yhteystiedot

Kysymykset tästä tietosuojaselosteesta, henkilötietojen käytöstä sekä evästeistä voi osoittaa sähköpostiosoitteeseen eraluvat(a)metsa.fi.

Rekisterinpitäjä

Metsähallitus (Y-tunnus: 0116726-7), PL 80 (Opastinsilta 12), 00521 Helsinki

Eräluvat-puhelinpalvelu, puh. 020 69 2424

kirjaamo(a)metsa.fi

Metsähallituksen tietosuojavastaava

Janne Kiiskinen, tietosuoja(a)metsa.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Jari Haarala, digipalvelupäällikkö, puh. 0206 39 6239, jari.haarala(a)metsa.fi

Huomaathan, että jos otat meihin yhteyttä saadaksesi apua, voimme turvallisuussyistä joutua varmistamaan henkilöllisyytesi ennen pyyntösi täyttämistä.

Metsähallituksen Eräpalvelut

Eräluvat-palvelunumero 020 69 2424 (arkisin klo 9–15), eraluvat(a)metsa.fi